Fonctions Principales du Site Réservations
Le GIHP Languedoc Roussillon innove avec la mise en place d’un portail internet accessible à tous permettant la gestion des transports, 7 jours sur 7, 24 heures sur 24.
Guide des fonctions principales
Par Frédéric Desplats
Introduction
Il s’agit d’une première dans le Web Français et peut-être au delà. Cette innovation ne porte pas sur un site institutionnel de plus en plus fréquemment adapté mais sur un site opérationnel permettant une réservation sans opérateur avec confirmation immédiate. Ce site permet également d’annuler les transports à venir déjà réservés.
Ce site est conforme aux critères d’AccessiWeb les plus exigeants, permettant à des personnes ayant un handicap visuel, physique ou tout autre handicap, d’accéder sans difficulté au contenu et de naviguer en toute simplicité.
Les nombreuses difficultés techniques ont été effacées par une équipe rassemblant des administrateurs bénévoles de l’association vivant le handicap, des techniciens résolus et un partenaire engagé.
Le site portail permet de se connecter à tous les services informatisés. Les services de transports adaptés de l’association : Pyrénées Orientales, Béziers et Montpellier ont été ouverts de concert. Le service du SAAD (Aide et Accompagnement à Domicile) de Montpellier dispose également de cet accès.
Ces sites reconnaîtront leurs utilisateurs en fonction de leurs adresses e-mail et mots de passe. Ils seront disponibles par le site institutionnel www.gihplr.org ou par www.reservations-gihplr.org.
Premiers contacts avec le site
BIENVENUE !
Le site de réservation vous accueille par un écran permettant l’identification.
Première connexion ?
Lors de la première connexion, cliquez sur le lien “créer un compte”.
• Une fiche de renseignement simplifiée est à remplir.
Votre identité doit être remplie avec attention afin que les services puissent vous inscrire.
• Une étape dite de “validation” est alors mise en route. Il s’agit simplement de l’inscription sur le serveur de planification concerné. Votre demande est examinée avec soin. Pendant cette procédure, un mail contenant votre mot de passe vous est envoyé. Le mot de passe est personnel et automatiquement cripté afin de garantir la sécurité de votre compte. Il ne peut pas être donné par téléphone et les gestionnaires du site ne peuvent pas y accéder.
Si vous perdez votre mot de passe, pas de panique ! Suivez la procédure sur le site qui vous le fera parvenir à nouveau en modifiant la clef de codage.
Dès lors, votre compte est validé vous avez accès au contenu directement en liaison avec le serveur de planification du service habituel que vous utilisez.
Vous pouvez Consulter et, en fonction du service, Annuler et Commander sans opérateur 24 heures sur 24.
Consultez
Pour vous identifier et consulter vos interventions :
Saisissez votre adresse mail et votre mot de passe
Si les informations sont correctes, le serveur internet se connecte au service que vous utilisez et recherche toutes les interventions enregistrées du jour en cours, au jour le plus éloigné ouvert à la réservation (habituellement 3 semaines).
Annulez
Pour annuler une de vos interventions.
Choisissez l’intervention que vous souhaitez en cochant le bouton correspondant.
Ensuite, cliquez sur le bouton situé en bas de la liste des interventions.
Une boite de dialogue vous permet de vous assurer que la suppression correspond bien à l’intervention que vous souhaitez annuler. Cela vous permet de visualiser les composantes de l’intervention qui va être supprimée. Si cela ne correspond pas à vos souhaits, choisissez de “retourner à la liste des interventions”.
Si cela correspond, cliquez à nouveau sur
Votre suppression est effectuée par les serveurs et confirmée par un écran spécifique.
SOYEZ ATTENTIF AUX TRANSPORTS LIES A VOTRE ANNULATION.
Réservez
Vous pouvez à tout moment revenir sur les étapes précédentes dont toutes les composantes sont sauvegardées pour faire une modification sur votre trajet (utilisez les boutons étapes suivantes et précédentes).
RESERVEZ (mode simple)
Dans la liste des transports, choisir en haut ou en bas de liste, le lien
Une nouvelle page s’affiche permettant de saisir les composantes de vos transports.
Dans cet écran et les suivants (6 étapes), les dates et les heures peuvent être saisies avec beaucoup de souplesse. Pour choisir dans les menus déroulants, il vous est également possible de taper au clavier les premières lettres pour une sélection rapide (Fonction non correctement gérée par Internet Explorer 6)
Aller - étape 1
La première étape permet de donner les informations pour le lieu de départ (toutes les étapes sont en vert).
La liste déroulante fait apparaître les villes desservies de votre secteur.
Il est possible de taper plusieurs lettres à la suite pour atteindre sans liste la destination. Le délai entre les touches se règle dans votre système d’exploitation ou votre navigateur.
Aller - étape 2
L’étape 2 permet de renseigner les adresses et autres informations de l’origine de votre trajet.
ASTUCE
Pour trouver la rue de votre choix, tapez le prénom en premier. Cela est contraint par le SIG que nous utilisons.
Pensez à bien détailler le complément d’adresse pour faciliter votre prise en charge par votre conducteur.
Des informations claires et précises nous permettent de vous rendre un service de meilleure qualité.
Vous pouvez également faire connaître la présence de votre tierce personne ou même de nous faire connaître un changement de votre aide technique.
Aller - étape 3
Dans cette étape, vous renseignez les informations concernant le lieu d’arrivée de votre trajet (toutes les étapes sont en bleu).
Vous sélectionnez sur cet écran la ville de votre lieu d’arrivée...
Aller - étape 4
Dans cette étape, vous précisez le détail de votre lieu d’arrivée.
Le trajet que vous venez de créer peut devenir un “trajet rapide”. Cela signifie que ce trajet sera enregistré en tant que trajet favori qui permettra d’éviter les saisies de l’étape 1 à 4; choisissez le bouton “Sauvegarder comme trajet rapide” dont le fonctionnement est détaillé ci-après Création et Gestion des Trajets rapides, sinon poursuivez le processus par le bouton “Etape Suivante 5/6”.
Vous pouvez également revenir sur les étapes précédentes dont toutes les composantes sont sauvegardées pour faire une modification sur votre trajet avant de choisir les possibilités et valider votre réservation.
Une fois que vous avez choisi le bouton Etape Suivante 5/6, notez que vous passez à la fin de cette étape en connexion directe avec les plannings du service. Trois possibilités sont recherchées autour de vos horaires. Un peu de patience pendant que les services sont examinés, cette opération dure une dizaine de secondes.
Aller - étape 5
En cinquième étape, les propositions trouvées vous sont offertes. Vous pouvez avoir 3 solutions ou moins. Une recherche est faite avant l’heure demandée, au plus proche et après l’heure demandée.
En sélectionnant une solution et “étape suivante”, vous validez la solution choisie dans nos plannings.
A savoir !
Votre trajet est validé et ne nécessite aucune confirmation.
L’heure que vous avez choisie est susceptible d’être modifiée de quelques minutes conformément au fonctionnement du service afin d’offrir le plus de solutions possibles.
Aller - étape 6
Retour - étape 1
Si vous avez besoin d’un retour identique, il suffit de taper l’heure et de choisir votre retour, sinon revenez à la liste et saisissez un nouveau trajet en choisissant les adresses qui vous conviennent pour votre retour.
Retour - étape 2
Sélectionnez votre solution de retour, comme vous l’avez fait pour votre aller.
Retour - étape 3
Une synthèse de votre aller-retour vous est proposé afin que vous puissiez avoir une vision de votre déplacement.
RESERVEZ (mode trajet rapide)
Dans la liste des transports, choisir en haut ou en bas de liste le lien
Une nouvelle page s’affiche permettant de saisir les composantes de vos transports.
Dans cet écran et les suivants (3 étapes), les dates et les heures peuvent être saisies avec beaucoup de souplesse. Pour choisir dans les menus déroulants, il vous est également possible de taper au clavier les premières lettres pour une sélection rapide (Fonction défaillante sur Internet Explorer 6)
Trajet rapide - étape 1
La première étape permet de choisir un trajet rapide (la création et la gestion des trajets rapides est détaillé ci après) puis en utilisant le bouton Etape 5/6 vous accédez directement aux propositions sans passer par les étape 2,3 et 4.
Notez que vous passez à la fin de cette étape en connexion directe avec les plannings du service. Trois possibilités sont recherchées autour de vos horaires. Un peu de patience pendant que les services sont examinés, cette opération dure une dizaine de secondes.
Trajet rapide - étape 2 (= Aller - étape 5)
En cinquième étape, les propositions trouvées vous sont offertes. Vous pouvez avoir 3 solutions ou moins. Une recherche est faite avant l’heure demandée, au plus proche et après l’heure demandée.
En sélectionnant une solution et “étape suivante”, vous validez la solution choisie dans nos plannings.
A savoir !
Votre trajet est validé et ne nécessite aucune confirmation.
L’heure que vous avez choisie est susceptible d’être modifiée de quelques minutes conformément au fonctionnement du service afin d’offrir le plus de solutions.
Trajet rapide - étape 3 (= Aller - étape 6)
Retour - étape 1
Si vous avez besoin d’un retour identique, il suffit de taper l’heure et de choisir votre retour, sinon revenez à la liste et saisissez un nouveau trajet en choisissant les adresses qui vous conviennent pour votre retour.
Retour - étape 2
Sélectionner votre solution de retour, comme vous l’avez fait pour votre aller.
Retour - étape 3
Une synthèse de votre aller-retour vous est proposée afin que vous puissiez avoir une vision de votre déplacement.
Trajet rapide (Création et Gestion)
Création
La création se fait en étape 4/6 de la réservation simple.
Le trajet qui vient d’être créé peut devenir un “trajet rapide”. Cela signifie que ce trajet sera enregistré en tant que trajet favori qui permettra d’éviter les saisies de l’étape 1 à 4, choisissez le bouton “Sauvegarder comme trajet rapide”.
La sauvegarde du trajet se fait par une nouvelle fenêtre dans laquelle les composantes du transport sont détaillées afin d’être sûr que cela correspond aux souhaits de déplacement favori (trajet rapide). Après cette vérification, il faut ensuite lui donner un nom (libre) mais qui permette d’identifier le trajet plus tard en réservation rapide (lien)
Le bouton “sauvegarder le trajet rapide” entraîne un écran de confirmation qui indique le bon déroulement des opérations.
Gestion
Dans la liste des transports (écran d'accueil), un nouveau lien apparaît si un trajet rapide au moins a été créé au préalable.
La gestion des trajets rapides permet l’annulation d’un trajet rapide et/ou de renommer un trajet rapide. Une nouvelle fenêtre apparaît pour faire cette gestion.
Deux boutons vous permettent de réaliser ces actions.
